#electronice

Pentru a elimina riscul de pierdere sau de deteriorare a documentelor, pentru a regăsi mult mai rapid informațiile, pentru a arhiva documentele în format electronic, conform legislației în vigoare, dar și pentru a reduce volumul de documente în format fizic în cadrul unei organizații, există servicii de arhivare electronică, care sunt prestate conform cu legea arhivării electronice. Aceste servicii se referă atât la documente produse direct în format electronic, cât și la documente digitizate. În cazul documentelor digitizate activitatea de arhivare electronică presupune evaluarea arhivei fizice, scanarea si indexarea documentelor, stocarea imaginilor pe orice suport de memorie/în centre de date și gestionarea arhivei electronice cu ajutorul unui sistem de management al documentelor. După scanarea si indexarea documentelor, beneficiarul are posibilitatea de a alege cum va avea acces la acestea: pe CD-uri sau DVD-uri, prin stocarea în centrul de date al administratoruluia arhivei, cu posibilitatea de trimitere a documentelor necesare, la solicitarea beneficiarului; prin stocarea arhivei electronice în centrul de date al administratoruluia arhivei si gestiunea arhivei electronice cu facilitati de acces rapid si securizat prin intermediul unui sistem de management al documentelor.

Spațiul informațional facilitat de tehnologiile IT&C este extrem de vast, iar digitalizarea a devenit deja o realitate. Astfel, zilnic sunt produse o multitudine de documente în format electronic. Pentru arhivarea acestui tip de documente există Legea arhivării elecronice nr. 135/2007, care stabilește regimul juridic pentru crearea, conservarea, consultarea și utilizarea documentelor în formă electronică arhivate sau care urmează a fi arhivate într-o arhivă electronică. Orice persoană fizică sau juridică are dreptul de a depune spre păstrare documente în formă electronică în cadrul unei arhive electronice, în condiţiile legii nr. 135/2007.

Operaţiunile de prelucrare arhivistică a documentelor în formă electronică se fac cu respectarea dispoziţiilor Legii Arhivelor Naţionale nr. 16/1996, cu modificările şi completările ulterioare, precum şi a reglementărilor în vigoare privind conservarea, accesul şi protecţia informaţiei cu caracter public sau privat.

Conform legii 135/2007, o arhivă electronică reprezintă sistemul electronic de arhivare, împreună cu totalitatea documentelor în formă electronică arhivate, iar sistemul electronic de arhivare reprezintă sistemul informatic destinat colectării, stocării, organizării şi catalogării documentelor în formă electronică în scopul conservării, consultării şi redării acestora.

Ca medii de stocare a documentelor electronice sunt supuse legii 135/2007 orice mediu pe care se poate înregistra sau de pe care se poate reda un document în formă electronică.

Titularul dreptului de dispoziție asupra documentului în formă electronică este persoana fizică sau juridică proprietară sau, după caz, emitentă a documentului, care are dreptul de a stabili și modifica regimul de acces la document, conform legislației în vigoare.

O arhivă electronică este gestionată de un administrator care poate fi persoană fizică sau juridică acreditată de către autoritatea de reglementare şi supraveghere specializată în domeniu să administreze sistemul electronic de arhivare şi documentele arhivate în cadrul arhivei electronice.

Conform legii, cu 30 de zile înainte de începerea activităților de arhivare a documentelor în formă electronică, persoanele care intenționează să furnizeze servicii de arhivare au obligația de a notifica autoritatea de reglementare și supraveghere specializată în domeniu, cu privire la data începerii acestor activități.

Conform Cap. IV, art. 7 din legea arhivării electronice, în arhiva electronică sunt primite numai documentele electronice care îndeplinesc următoarele cerințe:
– semnarea documentelor în formă electronică, cu semnătura electronică extinsă a titularului dreptului de dispoziţie asupra documentului;
– semnătura electronică a titularului dreptului de dispoziţie asupra documentului este valabilă;
– depunerea cheii de criptare şi decriptare pentru documentele criptate care cad sub incidenţa Legii Arhivelor Naţionale nr. 16/1996, cu modificările şi completările ulterioare;
– transmiterea următoarelor informaţii din fișa electronică a fiecărui document electronic, întocmită de către administratorul arhivei electronice: informați privind proprietarul documentului în formă electronică; emitentul documentului în formă electronică; titularul dreptului de dispoziţie asupra documentului; istoricul documentului în formă electronică; tipul documentului în formă electronică; nivelul de clasificare a documentului în formă electronică; formatul digital în care este arhivat documentul în formă electronică; cuvintele-cheie necesare identificării documentului în formă electronică; elementele de localizare a suportului fizic; identificatorul unic al documentului în formă electronică, în cadrul arhivei electronice; data emiterii documentului; data arhivării și termenul de păstrare a documentului.

Dacă sunt îndeplinite condițiile de mai sus, documentul în formă electronică va fi semnat de către administratorul arhivei electronice, cu semnătura electronică, în care se atestă faptul că documentul respectiv are valoare de original sau copie, conform hotărârii titularului dreptului de dispoziţie asupra documentului. Documentul în formă electronică, astfel identificat, este arhivat în locaţia stabilită de administratorul arhivei electronice.

Dacă documentul a fost digitizat de pe un suport analog fișa documentului electronic va conține și informații privind: referiri la proprietarul originalului şi locaţia în care se găseşte originalul; metoda de transfer utilizată; dispozitivul hardware utilizat și programul de calculator utilizat.

Odată arhivate documentele electronice, informațiile despre acestea vor fi înegistrate de către administratorul arhivei electronice în cadrul unui Registru în formă electronică. Accesul la acest registru va fi public doar pentru documentele pentru care titularul dreptului de dispoziţie asupra documentului a stabilit un regim de acces public. În cazul documentelor clasificate administratorul arhivei electronice trebuie să îndeplinească condiţiile legale privind protecţia informaţiilor clasificate, iar referinţa, în registrul arhivei, la un document care face parte din categoria documentelor clasificate, poate fi obţinută în funcţie de drepturile de acces ale solicitantului.
Fişa de însoţire a documentului trebuie arhivată separat de document şi trebuie, de asemenea, înregistrată în registrul electronic al arhivei electronice. În cazul fișelor referitoare la documente clasificate, referinţa în registru va fi criptată.

Conform Art. 12 din legea 135/2007 administratorul arhivei electronice este obligat să păstreze codul-sursă al tuturor programelor utilizate pentru construirea şi exploatarea arhivei electronice, în fişiere semnate electronic şi clasificate, după caz. Administratorul arhivei electronice trebuie să depună la Arhivele Naţionale o copie a codului-sursă al tuturor programelor utilizate pentru construirea şi exploatarea arhivei electronice. În cazul în care administratorul arhivei electronice nu dispune de codul-sursă, aceste prevederi se aplică pentru codul-sursă executabil.

– integrităţii şi securităţii documentelor în formă electronică;
– securităţii şi integrităţii spaţiului ocupat de echipamentele care găzduiesc arhivele electronice;
– recuperării informaţiei în urma dezastrelor naturale, conform reglementărilor în vigoare.

Titularul dreptului de dispoziţie asupra documentului va stabili regimul de acces la un document în formă electronică printr-un act, care va fi semnat atât de titularul dreptului de dispoziţie asupra documentului, cât şi de administratorul arhivei electronice. Regimul de acces va fi consemnat în fișa de format electronic a documentului, iar actul prin care s-a stabilit acest regim, generat electronic sau transferat în format electronic, va fi anexă a documentului arhivat.
Administratorul arhivei electronice va asigura conform prevederilor legislaţiei în vigoare, modul de acces permanent sau la cerere, pentru fiecare document în formă electronică din arhivă.

Administratorul arhivei electronice are, de asemenea, următoarele obligaţii: întreținerea arhivei, crearea unei arhive electronice de siguranţă, care să cuprindă toate documentele în formă electronică arhivate şi care se actualizează permanent off-line; utilizarea unui sistem de securitate omologat, care să garanteze integritatea, securitatea şi, unde este cazul, confidenţialitatea documentelor în formă electronică arhivate; asigurarea redării oricărui document în formă electronică conţinut în arhivă; asigurarea distrugerii documentelor a căror perioadă de arhivare a expirat; notificarea autorităţii de reglementare şi supraveghere specializate în domeniu, cu cel puţin 60 de zile înainte, a intenţiei de încetare a activităţii, cu excepţia cazurilor de forţă majoră. În cazul încetării activității, administratorul arhivei electronice are obligaţia de a transfera arhiva electronică către alt furnizor de servicii de arhivare electronică, cu acordul autorităţii de reglementare şi supraveghere specializate în domeniu.

În capitolul VII al legii 135/2007 sunt prevăzute infracțiunile și contravențiile referitoare la activitatea de arhivare electronică. Nerespectarea legii arhivării electronice are ca efect, după caz, răspundere contravenţională, civilă sau penală. Iată care sunt infracțiunile și contravențiile prevăzute:

– Divulgarea, de către administratorul arhivei electronice, a cheii de criptare se pedepseşte cu închisoare de la unu la 3 ani;
– Accesarea neautorizată a documentelor din arhiva electronică se pedepseşte cu închisoare de la 3 luni la 3 ani;
– Copierea neautorizată a documentelor din arhiva electronică se pedepseşte cu închisoare de la unu la 12 ani;
– Modificarea neautorizată a documentelor din arhiva electronică se pedepseşte cu închisoare de la unu la 15 ani;
– Distrugerea arhivei electronice constituie se pedepseşte cu închisoare de la 6 la 15 ani;
– Constituie contravenţie dacă, potrivit legii, nu constituie infracţiuni, nerespectarea de către administratorul arhivei electronice a prevederilor art. 6, 8, 9, 11, 15 şi 16 ale legii 135/2007 și se sancţionează cu amendă de la 3.000 lei la 10.000 lei.

Digitalizarea vine cu noi caracteristici privind documentele electronice, arhivarea, conservarea și consultarea acestora de către public.